Toute l’énergie que vous avez déployée pendant votre projet et tous vos efforts peuvent être anéantis au moment du go-live, vous savez, ce moment où vous tournez la clé, où vous mettez en service l’ouvrage que vos équipes ont conçu et réalisé.

Le problème c’est que le jour J, vous avez beau avoir réalisé un projet exemplaire et une construction ou un nouveau produit extraordinaire, tout peut partir de travers.

Pourtant vous avez tout fait selon les règles de l’art. Vous avez décomposé, planifié et suivi tout le travail à réaliser. Vous avez tenu les délais. Vous n’avez laissé passer aucune dépense superflue, le budget à été respecté. Et votre client, qui a été totalement impliqué pendant les tests et/ou la pré-réception est plutôt satisfait du résultat final.

Le deuxième élément de la réussite du projet, c’est le go-live.

Vous devez réussir la transition, réussir à passer de la situation « avant » à la situation « après » le projet, de préférence en douceur, mais vite.

Réussir le go-live c’est un peu comme se jeter à l’eau pour la première fois : en un instant vous passez d’une situation théorique, d’entrainement, à une situation bien réelle ou vous n’avez pas d’autres choix que de  mettre en pratique très vite les mouvements de nage qui vont vous faire flotter.

Quel que soit la complexité et les enjeux de votre projet, le go-live est toujours un moment délicat. Et surtout c’est le moment où « le bébé prend vie ». Tous les regards sont braqués sur lui il est très rapidement mis à l’épreuve.

En fait, peu importe ce qui s’est passé avant le go-live ! Ce qui compte pour tout le monde c’est que le nouvel ouvrage ou le nouveau produit apporte toutes satisfactions et réponde aux espoirs que l’on a mis en lui.

C’est pour cela que la réussite du projet se joue au go-live.

C’est pourquoi certaines sociétés sont organisées pour réussir le go-live, coûte que coûte. Voici un exemple concret :

Un logisticien de plus de 5000 personnes a mis en place une organisation très spécifique pour intervenir dans les 24h en cas de crise au moment du go-live des projets avec ses clients, sur ses plateformes logistiques et ses entrepôts :

  • Mobilisations d’une taskforce pluridisciplinaire dans les 24h sur ordre du PDG.
  • Personnes détachables à tous les niveaux de la hiérarchie et sur toute la France. Les personnes volontaires sont identifiées et signent un accord avec la société. Prise en charge exceptionnelle de tous les frais.
  • Procédure d’achat exceptionnelle avec délais d’approbation réduits à l’extrême.
  • Nomination possible d’un directeur de cellule de crise, rattaché au PDG et ayant autorité sur les opérations, sur les projets et sur l’informatique. Reporting spécifique, voies de communication préétablies.

Bien sûr, cette société ne s’en vente pas publiquement. Néanmoins cela fait partie de son argumentaire de vente face aux clients qui ont déjà vécus des situations de crise au go-live, qui veulent être rassurés, et qui exigent contractuellement la réussite du projet.

Alors voilà la question : êtes-vous joueur ?

Allez-vous vous contenter de bien gérer le planning projet, le budget projet et les caractéristiques de l’objet que vous concevez et créez, sans vraiment porter attention au go-live ?

Avant de répondre, laissez-moi vous proposer deux moyens de forcer la chance, puis nous en reparlons après.

no1Anticipez les risques projet et préparez des plans de secours

Pour réussir le go-live, mettez en place une gestion des risques pendant toute la durée du projet, avec pour objectif principal d’anticiper les risques du go-live.

La gestion des risques projet se traduit par l’analyse des risques, leur classification en terme de probabilité et d’impact, la recherche de solutions pour les réduire ou pour y faire face, et enfin la préparation de plans de secours et de solutions palliatives.

La préparation de certains plans de secours se gère parfois comme un sous-projet à part entière, avec son propre budget, ses propres échéances, ses ressources dédiées et des objectifs à atteindre.

Croyez-moi, la gestion des risques projet n’est pas une option, et cela vous évitera bien des déconvenues.

 

no2Préparez la transition et le plan de bascule

La deuxième chose à faire pour réussir le go-live de votre projet, c’est de le préparer ! Bon d’accord, vous allez me dire que je ne suis pas très original. Soit, alors si c’est si trivial pourquoi cela n’est-il pas fait systématiquement ?

Dans la pratique vous faites deux choses :

  • vous préparez et exécutez un plan de transition, qui s’étale sur plusieurs semaines avant et après la bascule.
  • vous formalisez le plan de bascule, heure par heure, pour le jour J, en prenant soin de bien identifier les acteurs et les circuits de communication entre les interlocuteurs impliqués.
 Avec un peu de méthode ces moyens sont faciles à mettre en oeuvre, pour peu que l’on veuille s’en donner la peine.

Je vous garantis que si (1) vous réalisez la gestion des risques de votre projet et si (2) vous préparez la transition et le plan de bascule, vous n’aurez pas besoin de faire appel à dr house et à son équipe de réanimation pour sauver votre bébé de la noyade ;-)

Bonne réussite de projet et bon go-live.

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Dans ma formation vous apprendrez à gérer les risques de votre projet, à réaliser un plan de transition et un plan de bascule, avec des exemples, et bien d’autres choses encore. Réservez vos places maintenant !

Alors, quels risques êtes-vous prêts à prendre pour le go-live ? Quels plans de secours allez-vous mettre en oeuvre pour garantir la réussite de votre projet ? Comment organisez-vous la transition ?

Par  CAPTAINPROJET